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メールを早く/速く書く方法

      2014/09/25

タイムログを付け始めて1か月以上経ちました。

タイムログを付け始めてから、毎日が驚きの連続です。

体内の時間感覚がこれほど間違っているとは思っていませんでした。

そして、今日も驚きの事実を発見しました。

1本のメールを書くのに1時間もかかっていた

それは、1本のメールを書くのにかかっていた時間です。

なんと1時間。

メールに1時間。

それも、超長文とかならともかく、数十行程度の普通のメールです。

これは大問題です。

できるビジネスパーソンほどメールに時間をかけない

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現代は、限られた時間の中で、最大限の生産性を発揮していかなければならない時代です。

通常の業務連絡程度のメール1本を書くのに1時間もかけているようでは、競争に勝ち残れません。

今すぐ、自分のメールの書き方を徹底的に改善する必要があります。

思い返すと、私の存じている会社代表や役員の方々が書かれるメールは、いつも簡潔で短く、要点をついたものばかりでした。

おそらく、必要に迫られてそのようなスタイルになったのでしょう。

1本数分でメールを書かれていると思います。

ビジネスパーソンの端くれとして、彼ら彼女らと同じレベルを目指さなければなりません。

そこで、メールを早く書くためのテクニックとツールについて調べてみました。

メールを早く書くためのテクニックとツール

完璧なブラインドタッチを身につける

アルファベットだけでなく、数字と記号もすべてブラインドタッチで打てるようになると、文章の執筆速度がかなり上がります。

デスクワークの能率を高めたい人には必須のスキルです。

■参考サイト
Flashタイピング 【寿司打 – SushiDA -】
※無料のタイピング練習ゲームです。

親指シフトキーボードを使用する

使いこなせば、思考スピードで文章が書けるようになると言われています。

ぜひ使ってみたい一品です。

■参考サイト
生産性が倍になる! 最近話題の「親指シフト」とは – NAVER まとめ

入力補助ソフトを使用する

IMEの単語登録機能を使って、「よろ」と入力して「変換」キーを押したら「よろしくお願いいたします」と変換されるようにする。

ここまでは多くの方がされていることだと思います。

加えて、以下のようなソフトを使用することで、「変換」キーを押さなくとも、短い文言が自動的に長い文章に展開されるようになります。

多くのブロガーに愛されているツールです。有料ですが価値は高そうです。

■参考サイト
[動画あり]快適な文字入力には絶対に欠かせないアプリ、TextExpanderで使用中のスニペットをまとめてみた #myTE | OZPAの表4

リサーチ、執筆、推敲を分ける

ここからはメールを書く手順の工夫です。

書き直しは大きな時間の無駄です。

書き直しを防ぐためには、書き始める前にリサーチを済ませ、書く内容を決めてしまうのが良いそうです。

また、推敲は、すべて書き終えてから行うと良いそうです。

■参考サイト
早く文章を書くためのテクニック|相手に伝わる文章の書き方。3分コピーライティング講座

テンプレートを用意する

メーラーの「署名」機能を活用してテンプレートを用意します。

メール冒頭の「~様 いつもお世話になります」の部分から、末尾の「以上、よろしくお願いいたします」の部分まで、全文を署名として登録しておきます。

これにより、いちいち同じ文言を何度も入力する手間が省けます。

文字数制限、行数制限を設ける

メールの文字数、行数を機械的に制限し、短く書く習慣をつけます。

「メールは一画面に収まる範囲で書く」と決めてしまえばよいでしょう。

複雑な内容はメール以外の方法で伝えるようにします。

メールを1本書くのに1時間もかけるくらいなら、すぐに電話するか、打合せを設定したほうが効率的です。

制限時間を決める

1本5分まで、といったように制限時間を設けることで、メールを書くスピードが上がります。

経験上、体感速度はまったく当てにならないので、タイマーアプリを使うと良いでしょう。

■参考サイト
最強のWindows用タイマーアプリケーション5選 : ライフハッカー[日本版]

まとめ

本記事のまとめです。

  • メール1本に1時間もかけていてはいけない
  • できるビジネスパーソンほどメールに時間をかけていない
  • ブラインドタッチを習得する
  • 親指シフトキーボードと、入力補助ソフトTextExpanderを試す
  • メールを書く手順を工夫し、書き直しをなくす
  • テンプレートを使って時間を節約する
  • 文字数制限や時間制限を課してメールを書く
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